育児と仕事の両立

出産が早まる可能性も!産休前の引き継ぎは早めに確実丁寧に!

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妊娠が発覚したら、退職するor産休に入る どちらかの選択となります。

どちらを選択したとしてもついて回るのが業務の引き継ぎ。

今自分が行っている仕事を誰かに引き継がなくてはなりません。

 

職種によって引き継ぎの方法は異なりますが、仕事の引き継ぎ相手がわかったらお互いに負担にならないように少しずつ引き継ぎを始めましょう。

引き継ぎのポイントについてまとめました。

退職するにしても産休に入るとしても、仕事のことを心配せずに出産に専念できるように引き継ぎは十分に時間を取って行いましょう。

産休で休ませてもらえない・・・相手の理解度も知ろう

 

引き継ぎに一番大切なのは「人間関係」なのではないかと実感しています。

というのも私が一人目の子の出産で産休に入る際、引き継ぎ業務を行った相手と充分にコミュニケーションが取れておらず、引き継ぎを失敗ししまったからです。

そのおかげで産休に入ってからも出産直前までメール&電話のラッシュ。

 

本当に休んだ気がしませんでした。

出産予定日は何とか連絡を避けてくれたようで、出産に集中できたことは幸いでしたが・・・。

 

そんな苦い経験から、引き継ぎ相手とは日頃からしっかりコミュニケーションを取るべきだと感じています。

しっかりと説明して時間をかけたから相手も理解していると思った。

これが落とし穴でした。

 

理解していると思っていたのは私だけで、相手は全く理解していなかったのです。

引き継ぎ中は、わからないことはその場で答え一緒に業務を進めて行きます。

一緒に業務を行っていたので、特に問題もなく、淡々と業務をこなす姿を見て安心していた私。

 

メモもしっかり取っていたので大丈夫だと高をくくっていたのですが・・・

産休初日から「あの書類はどうすればいいんでしたっけ?」「パスワード何でしたっけ?」

 

 

それ、教えたよね???(''Д'')

 

 

私は教えただけで、肝心の相手が理解したかまで把握していなかったのです(+_+)

結果、産休に入った気が全くしない事態に・・・。

日頃から常にコミュニケーションをしっかり取り、理解したかまで確認すべきでした。これが私の引き継ぎ失敗事例です。

口頭だけではなくマニュアルの作成も行おう

 

ではどうすれば良かったか・・・

二人目の産休取得の際には「一人目の引き継ぎ失敗事例を思い出し今度こそは!」と様々な工夫をしました。

これが引き継ぎにすごく役に立ったので、簡単に紹介しますね。

復帰後に役立つ未来の自分宛マニュアルの作成

妊娠中期に入って引き継ぎの相手が決まる前から、少しずつマニュアルの作成を始めました。

今まで自分が担当していた仕事を思い出しながら・・仕事を教わった時に使ったメモを見ながら・・・

わからなかった時に誰に聞けば良いとか。パスワードはこれ。提出先はここ。

 

些細なこともマニュアルにまとめてみると、自分の業務内容を再度見直すきっかけにもなりました。

このマニュアル作成をしたことで、必要ない業務は省くこともでき、業務の効率化も図れました。

誰に引き継ぐか決まっていなかったので、未来の自分宛に引き継ぎマニュアルです。

 

産休・育休と1年以上も業務から遠ざかるので、復帰した時にすぐに以前の業務に戻れるようにと。

結局この未来の自分宛マニュアルは、引き継ぎ相手にも重宝され、何より私が所属していた部署のみんなにも役に立つものになりました。

 

引き継ぎ相手が決まっていなくてもマニュアル作成は可能です。

なるべく早い段階から、業務の合間を見つけて少しずつ業務マニュアルの作成を行いましょう。

ルーティンワークは時系列にまとめよう

マニュアルの作成と一緒に並行して行いたいのは、業務の洗い出しです。

マニュアルは業務のやり方。

業務の洗い出しは目次のようなものです。

特に毎月やるようなルーティンワークは時系列にまとめるのが便利です。

 

私は下記のように左の軸にカレンダーを書いて、いつまでに何を行うかを明確にしました。

1日  給料計算処理
2日    〃
3日    〃
4日  給料送信日  毎月4日期限

 

この時系列にまとめたものを引き継ぎ相手だけではなく、部内で共有しているパソコンに保存して、みんなで進捗状況を確認できるようにしました。

一人目の産休の時は、いつまでにこれを行うのかということを引き継ぎ相手一人に説明してしまったので、結局期限を過ぎてしまったということが何回かあり、それを防ぐために時系列を作ったのです。

部内で共有しておけば、みんなで確認し合うこともできて業務の遅延は避けることができました。

育休明けに復帰してからも、この方法は大変有効で日々の仕事のペース配分にも一役買っていました。

書類は誰が見てもわかるようにファイリング

それともう一つ行ったことが書類のファイリング。

元々ファイリングは行っていましたが背表紙を再度作り直したのです。

今まで資料は自分の手元に置いてあり、見たいと言われれば「あ、あのファイルだ!」とすぐにわかっていたのですが、自分が産休中はそうはいきません。

 

あの書類どこだっけ?そう聞かれた時にすぐに出せるようにわかりにくい背表紙は全て貼り直しました。

いつからいつまでのこの書類が入っています。と一目でわかるように。

おかげで「あの書類どこでしたっけ?」なんていう些細な電話が来ることもなくなり二人目の産休は安心して出産準備に専念できました。

産休前には取引先への連絡も忘れずに

産休が近づいたら職場内の人たちだけではなく、取引先への連絡も忘れずに行いましょう。

取引先へはだいたい産休に入る1ヶ月前頃に連絡をしましょう。

 

・いつから産休に入るか
・後任は誰か。連絡先は?
・いつ頃復帰する予定か

 

この3点は忘れずに下記のような例文を参考にメールをしましょう。

産休前の例文

〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●でございます。

先般お電話にて連絡させていただきました通り、〇月〇日より出産のために長期休暇をいただくこととなりました。

担当業務の後任者は(後任者の名前)と申します。

〇月〇日以降は後任の(後任者の名前)へご連絡くださいますようよろしく願いいたします。

(先方)様には大変お世話になりました。
復帰は〇〇頃を予定しております。その際にはまた(先方)様とお会いできることを楽しみにしております。

本来、直接お伺いすべきところではございますが、
メールで失礼ながら、お礼とご挨拶を申しあげます。

休暇中はご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

産休・育休中に安心して休むために

妊娠中は突然体調が崩れ、休みをとることがあったり、思うように仕事がはかどらなかったりします。

また思いがけず、切迫早産の診断をもらい予定より早く休みに入ることも考えられます。

早めに準備をしておくと慌てることなく安心です。

 

退職する人も、産休に入る人も出産に集中できる環境を整えることは大切です。

安心して休むことができるように、業務の引き継ぎは早め早めに行いましょう。


 

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