転職活動支援コラム

未経験から事務職になるためには最低限のパソコンスキルは必須!!ワード・エクセルはどの程度使えればいい?

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「事務職になるのにはやっぱりパソコンが使えなければなりませんか?」

答えは「YES」です!

事務職になるにはパソコンスキルは必須!

 

新卒の場合は、できないことがあっても許されますが、中途社員は別です。

最低限パソコンが触れないと、事務職としての採用は難しいと思って間違いないでしょう。

事務職に求められる最低限のパソコンスキルについてお伝えします!

事務職に求められる最低限のパソコンスキルとは?

最低限のパソコンスキルと言っても、どの程度が最低限なのかわかならないですよね。

これは会社の求めるレベルによっても異なりますが、一般的には教えなくてもほとんどの作業はこなせるという状態を言います。

Excelでこの表を作ってと手書きの紙を渡されて同じものが作れるか。

 

誰にも聞かずに取引先にメールを送ることはできるか。

一般的な基礎レベルをクリアしていれば、それほど難しいことはありません。

 

また会社によってはこのようなソフトではなく、既存のソフトを使って入力業務のみを行う場合もあります。

自分の力量にあった事務職を選択することが大切です。

mail(メール)

パソコンが普及してから、メールは大切なビジネスツールとなりました。

メールは手軽に連絡ができる優れたツールですが、使い方を間違えると相手に悪印象を与えてしまう恐れもあるものです。

相手があるからこそしっかりとした基礎知識が必要です。

 

文章を入力してただ送るだけではありません。

要件は的確に、伝わりやすい文章で送ることが大切です。

またTo、Cc、Bccの使い方やタイトルのつけ方などビジネスマナーも合わせて確認しておきましょう。

Excel(エクセル)

表を作成するのに使う一番ポピュラーなソフトです。

Excelは学生時代にも授業で習った!という人も多いのではないでしょうか。

私も高校時代に習いましたが、その後は仕事を通して学びました。

 

Excelは奥が深いです。パソコンを使う内勤を15年以上やっている私でも、知らない関数や時短技などたくさんあります。

そんな奥が深いExcelですが、最低限知っておいて欲しい知識は以下の通りです。

 

Excelの最低限のスキル

・表やグラフの作成

・簡単な関数(SUM、AVERAGEなど)

・四則演算(足し算、引き算、掛け算、割り算)

 

 

この3つに関しては教えなくてもできるレベルであることが重要です。

Excelは事務職の業務で私用する確率が非常に高いです。

 

難しい関数や時短テクニックなど、より高度な知識を持っていると事務職として重宝されますよ( ˘ω˘ )

Excelに詳しい事務職は喉から手が出る程欲しい人材でした!

それだけで業務の効率化になりますもんね( ^ω^ )

Word(ワード)

Wordは文章を作成するソフトです。

Wordでは文字を入力することが主な作業となります。

文字を正確に入力できるかというのがとても重要です。

 

また正確でも人一倍時間がかかるようでは、事務職として仕事をしていくのは困難でしょう。

正確性と共にスピードを求められるのが事務職です。

最低限ブラインドタッチはできるようにしておきましょう!( `ー´)ノ

 

またWordは単に文章が打てれば良いというものでもありません。

Wordで最低限知っておいて欲しい知識は以下の通りです。

 

Wordの最低限のスキル

・タブ揃えや均等割り付け

・フォントの統一

・表の作成

・画像の挿入

・オートシェイプ

 

文字入力以外の使い方も覚えておきましょう。

PowerPoint(パワーポイント)

プレゼンテーションや会議で良く使われます。

ExcelやWordよりは使用頻度は少ないですが、使えると重宝されるソフトの一つです。

特に営業事務などの場合は、営業担当者が営業に使用するプレゼンテーション用の資料などを作成することもあります。

 

そのような時は、PowerPointを使用することでより説得力のある資料が作れるのです。

PowerPointのスキルが必須という事務職は少ない傾向にありますが、使えるようにしておくと転職に有利になるでしょう。

最低限のパソコンスキルを身につけるために派遣会社に登録しよう!

繰り返しますが、事務職への転職を希望するならパソコンスキルは必須です!

パソコンスキルに自信がないなら、パソコン教室などに通うのも良いでしょう。

ただし残念ながらパソコン教室などに通っても事務職として働けるという確証はありません。

 

一番効率良く仕事を探しながらパソコンスキルを身につける方法は、派遣会社に登録することです。

派遣会社では就労支援の一環で無料で簡単なパソコン操作講習を行ってくれます。

また今の実力を判断するために、1分間で何文字のキータッチができるかというテストも行ってくれます。

 

企業が派遣社員を採用するとなると、派遣会社から送られてくる就労希望者の基本情報が載っているシート(スキルシートと言います)を送ってもらいます。

スキルシートにはその人のパソコンスキルがどの程度かというのが記載されています。

企業の人事担当者はその情報を基に、派遣社員として採用するか否かを判断します。

 

派遣社員は面談NGなので、スキルシートで判断するのが一般的なのです。

ですから派遣会社も派遣してから派遣先企業からクレームが来ないように、パソコンの操作講習には力を入れています。

 

以上のことから、パソコンに自信がない場合は派遣会社に登録して勉強しながら仕事を探すのが一番の近道です。

自分の力量にあった仕事を探してくれるのも、派遣社員として働くメリットの一つですよ(^^♪

参照おすすめの大手派遣会社

マイナビスタッフ公式https://staff.mynavi.jp/

マイナビキャリレーション公式☞https://mynavi-cr.jp/

テンプスタッフ公式☞https://www.tempstaff.co.jp

マンパワーグループ公式https://www.manpowerjobnet.com

 


 

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